Esperienze online: come il Covid-19 ha cambiato l’organizzazione di eventi

Dopo l’emergenza Covid-19, che ha coinvolto l’intero pianeta, gli organizzatori di eventi di tutto il mondo hanno visto il proprio settore in estrema difficoltà, arrivando a spostare online molti degli eventi previsti.

Piattaforme come Eventbrite offrono sul proprio sito una pagina di risorse rivolta agli organizzatori di eventi per ottimizzarne la gestione in tempi di Coronavirus. L’arrivo della pandemia di Covid-19 non ha fatto altro che diffondere ulteriormente gli eventi virtuali, i quali, già in precedenza, si erano dimostrati delle ottime alternative ai propri corrispettivi dal vivo.

Oltre all’annullamento o al rinvio dell’evento, una delle alternative proposte da Eventbrite è appunto il tenere l’evento virtualmente, con pochi click. Una volta seguiti i semplici passaggi per creare una pagina evento con live streaming, la piattaforma inserisce due ulteriori step per comunicare ai partecipanti del cambiamento, includendo il link del live streaming nella mail da inviare.

La svolta virtuale delle convention

Anche colossi come Warner Bros e DC Comics si sono mossi per sostituire le annuali convention fisiche con alternative virtuali: dal 22 agosto è andato in onda FanDome, un evento online immersivo che prevede più di 40 ore di programmazione, al quale i fan si sono potuti collegare senza code o pass particolari.

La convention virtuale della DC Comics ha offerto agli appassionati dei contenuti inediti, panel con ospiti d’eccezione, tra cui il regista Zack Snyder, l’interprete di Wonder Woman Gal Gadot, Chris Pine, lo sceneggiatore di Gotham Bruno Heller e il protagonista di The Flash Ezra Miller.

Perché scegliere un evento virtuale?

Come già accennato in precedenza, alcune piattaforme offrono assistenza nella creazione di eventi del tutto virtuali, che, grazie all’apporto tecnologico, possono rivelarsi opzioni non soltanto economiche e flessibili, ma anche di grande impatto emotivo.

Tra queste, oltre a Eventbrite, troviamo anche Iantra, che definisce gli eventi online come “no location”, in quanto gli ospiti possono incontrarsi ed interagire senza un contatto fisico o uno spostamento logistico. Per partecipare ad eventi online, basta avere a disposizione una connessione internet o satellitare, un pc o un dispositivo mobile e utilizzarli per connettersi all’evento, sia registrato che in diretta.

Un evento virtuale consente anche un’efficiente gestione della lista degli invitati, monitorando gli ospiti registrati e accreditandoli in tempo reale. Nella categoria di evento virtuale, possiamo trovare diverse sottocategorie, tra cui sessioni plenarie, breakout sessions, webinar, meeting one-on-one e tavole rotonde. Il partecipante può intervenire attivamente nelle discussioni, attraverso funzioni Q&A, chat, sondaggi, voto in tempo reale, e quiz.

Alcune piattaforme come Eventboost permettono persino di usufruire della modalità evento ibrido, che consente di visualizzare una o più sessioni di un evento e di associare ad essere il link di molteplici piattaforme online meeting e web conferencing quali Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Cisco WebEx, GoToMeeting.

Come organizzare un evento online?

L’agenzia di base veronese Iantra, specializzata in organizzazione di eventi, in particolare, offre un elenco di passi da compiere per la creazione di un evento virtuale. Il primo tra questi è l’individuazione di uno scopo, raggiunto tramite l’analisi degli obiettivi e del target a cui ci si rivolge. In questo modo, si potrà optare per la migliore soluzione in termini di scelta della location per la registrazione o lo streaming, timing, piattaforma digitale e coinvolgimento dei partecipanti.

Il secondo passo riguarda l’organizzazione dell’evento in sé, dall’identificazione del concept, allo sviluppo creativo, fino alla gestione dei contenuti. L’organizzazione non fa soltanto riferimento al periodo pre-evento ma anche post, con feedback e report sulla sua riuscita.

Il terzo passo riguarda la scelta della giusta piattaforma per la trasmissione dell’evento. Questo passo è direttamente collegato al primo e dipende anche da ulteriori fattori come, ad esempio, il budget. In base a ciò, viene definita la complessità della manifestazione, che può prevedere location multiple, grafiche multimediali su piattaforme dedicate e riprese full HD con regia broadcast.

Questi elementi vanno a creare l’evento virtuale, il quale può andare a provocare un coinvolgimento emotivo che annulla le categorie spazio-tempo, coinvolgimento ampliato grazie alla costruzione di scenografie e ambientazioni pensate per contestualizzare i contenuti.

Una vera e propria esperienza a 360 gradi che offre al partecipante un’avventura multisensoriale.

Articolo di Chiara Pozzoli

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